Ein Vorlagensystem ist kein Ordner mit hübschen Dateien, sondern ein Regelwerk: Es legt fest, welche Flächen unverändert bleiben, welche befüllt werden dürfen und wie viele Zeichen in jedes Feld passen. Genau deshalb funktioniert es auch dann noch, wenn jemand anders damit arbeitet.
Der Unterschied wird spätestens im dritten Monat sichtbar. Wer jeden Beitrag einzeln gestaltet, produziert bei zwölf Beiträgen im Monat zwölf Entscheidungen über Rand, Schriftgröße und Logoposition und zwölf Gelegenheiten, dass der Auftritt auseinanderläuft. In diesem Beitrag steht, wie so ein System aufgebaut wird, womit es gebaut wird und wie die Übergabe ans Kundenteam abläuft. Unsere Arbeit daran findest du auf der Seite zu Grafik- und Motion-Design.
Der Kern in einem Satz
Ein Vorlagensystem ist ein Satz aus Raster, festen Zonen, freien Zonen und Zeichenbudgets, der festlegt, wie ein Layout befüllt werden darf, damit unterschiedliche Inhalte immer gleich aussehen und unterschiedliche Personen zum selben Ergebnis kommen.
Warum Einzelposts nicht skalieren
Einzelgestaltung skaliert nicht, weil jede Datei ihre eigenen Entscheidungen enthält. Sobald die Person wechselt, die sie baut, wandern Ränder, Schriftgrößen und Logoposition. Nach einem halben Jahr existieren vier Varianten desselben Formats, und niemand weiß mehr, welche die richtige ist.
Dazu kommt der Zeitfaktor: Eine befüllte Vorlage ist in zehn Minuten fertig, eine Einzelgestaltung braucht eine Stunde. Bei einem Redaktionsplan mit mehreren Beiträgen pro Woche ist das der Unterschied zwischen machbar und nicht machbar, wie so ein Plan aussieht, steht im Beitrag zum Content-Plan.
Was ein Vorlagensystem ausmacht
Vier Bestandteile, mehr nicht: ein Raster, das für alle Formate gilt; feste Zonen, die niemand anfasst; freie Zonen, die befüllt werden; und für jede freie Zone ein Budget aus Zeichenzahl und Bildformat. Alles Weitere ist Ausschmückung.
Was das System nicht ist: eine Sammlung fertiger Beiträge zum Kopieren. Sobald jemand eine bestehende Datei dupliziert und überschreibt, entsteht wieder eine Einzeldatei. Vorlagen werden befüllt, nicht kopiert, dieser Unterschied ist der Kern der Schulung.
Das Raster: Außenrand, Spalten, Ausrichtung
Wir arbeiten in den Social-Formaten mit 1080 Pixeln Kantenlänge, einem Außenrand von 72 Pixeln und zwölf Spalten mit 24 Pixeln Abstand. Das ergibt eine Inhaltsbreite von 936 Pixeln und eine Spaltenbreite von 56 Pixeln, Werte, die sich sauber durch zwei, drei und vier teilen lassen.
Der Außenrand ist die wichtigste Zahl im ganzen System. Er ist der Grund, warum verschiedene Formate zusammengehörig wirken, obwohl sie unterschiedlich groß sind. Für Druckformate rechnen wir denselben Rand in Millimetern, orientiert am Format: bei A5 etwa zehn Millimeter, bei A4 etwa fünfzehn.
Sichere Zonen in den Social-Formaten
In Hochformaten liegen Bedienelemente der App über dem Bild. Oben stehen Profilzeile und Verlaufsbalken, unten Beschreibungstext, Ton-Hinweis und Schaltflächen, rechts die Symbolspalte. Was dort platziert wird, ist beim Anschauen verdeckt.
| Format | Pixelmaß | Feste Zone | Freie Zone | Budget Titelzeile |
|---|---|---|---|---|
| Beitrag quadratisch | 1080 × 1080 | Logozeile unten, 72 px Rand | Bildfeld, Titel | rund 55 Zeichen |
| Beitrag hoch | 1080 × 1350 | Logozeile unten | größeres Bildfeld | rund 70 Zeichen |
| Story und Reel-Cover | 1080 × 1920 | oben rund 250 px, unten rund 420 px frei halten | Mittelband | rund 40 Zeichen |
| Karussellseite | 1080 × 1350 | Seitenzähler, Fußzeile | Textfeld | rund 90 Zeichen |
| Linkvorschau | 1200 × 630 | Logo oben links | Titelzeile | rund 60 Zeichen |
| Präsentationsseite | 1920 × 1080 | Kopf- und Fußzeile | Inhaltsfläche | rund 65 Zeichen |
| Flyer A5 | 148 × 210 mm | Kopfbereich, Fußleiste | Programmblock | rund 30 Zeichen |
Die Pixelwerte für die sicheren Zonen sind Richtwerte und verschieben sich, wenn die Apps ihre Oberfläche ändern. Deshalb prüfen wir sie zweimal im Jahr an einem echten Gerät, nicht am Rechner.
Feste und freie Zonen
Feste Zonen sind Logoposition, Markenleiste, Farbfläche, Seitenzähler und Fußzeile. Sie werden in der Vorlage gesperrt, damit sie beim Befüllen nicht versehentlich verschoben werden. In Canva geht das über das Marken-Kit und gesperrte Ebenen, in Figma über Komponenten, in InDesign über Musterseiten.
Freie Zonen sind Bildfeld, Titelzeile, Fließtextfeld und gegebenenfalls ein Hinweisfeld. Jede freie Zone bekommt eine Regel für den Überlauf: Was passiert, wenn die Titelzeile dreizeilig wird? Wächst sie nach unten, schrumpft das Bildfeld, oder wird der Text gekürzt? Ohne diese Festlegung entscheidet die Person am Rechner, und damit ist die Vorlage schon halb kaputt.
Das Zeichenbudget ist die wichtigste Regel
Jede Textzone bekommt eine maximale Zeichenzahl, nicht eine Schriftgröße mit automatischer Anpassung. Der Unterschied ist entscheidend: Automatische Anpassung erzeugt bei jedem Beitrag eine andere Schriftgröße, und genau daran erkennt man Layouts, die niemand kontrolliert.
Praktisch heißt das, dass die Redaktion beim Schreiben schon weiß, wie viel Platz sie hat. Der Titel für das quadratische Format hat 55 Zeichen, nicht „ungefähr eine Zeile“. Das verkürzt die Abstimmung erheblich und verhindert, dass Texte im Layout gekürzt werden müssen, also an der Stelle, an der niemand mehr inhaltlich denkt.
Womit gebaut wird
Die Werkzeugfrage entscheidet sich danach, wer später befüllt. Soll das Kundenteam selbst arbeiten, bauen wir in Canva mit Marken-Kit und gesperrten Elementen, das kann jeder bedienen. Bleibt die Produktion bei uns oder in einem Designteam, sind Figma-Komponenten mit Varianten die bessere Grundlage, weil Änderungen an der Komponente automatisch überall durchschlagen.
Für Druckerzeugnisse mit wiederkehrender Struktur ist InDesign mit Musterseiten und Absatzformaten gesetzt. Für bewegte Formate bauen wir Vorlagen in After Effects und exportieren sie als Motion-Grafikvorlagen, die sich im Schnittprogramm mit Text befüllen lassen, worauf es dabei inhaltlich ankommt, steht im Beitrag zum Motion Design im Social Feed.
Serienbefüllung: wenn zwanzig Programmpunkte ins Layout müssen
Bei Eventprogrammen, Speisekarten oder Teamseiten lohnt sich die Datenzusammenführung: Die Inhalte stehen in einer Tabelle, das Layout enthält Platzhalterfelder, und das Programm erzeugt daraus die fertigen Seiten. Änderungen passieren dann in der Tabelle, nicht im Layout.
Der Gewinn zeigt sich bei der dritten Korrekturschleife. Wenn der Veranstalter zwei Programmpunkte tauscht und eine Uhrzeit ändert, ist das eine Minute Arbeit statt einer halben Stunde Suchen. Voraussetzung ist eine saubere Tabelle mit einer Spalte je Feld, diese Vorarbeit macht man einmal.
Versionierung und Dateinamen
Ein festes Benennungsschema aus Kunde, Format, Thema, Version und Datum verhindert die Sorte Chaos, die mit „final“ im Dateinamen beginnt. Dazu zwei Ordner: einer für die Masterdateien, einer für die Ausspielungen. Geändert wird ausschließlich im Master.
Die Regel dahinter lautet: Kopien von Kopien sind verboten. Wer eine neue Ausspielung braucht, geht zum Master zurück. Das klingt streng, ist aber der einzige Weg, wie eine Korrektur an der Vorlage auch wirklich in allen künftigen Beiträgen ankommt.
Übergabe ans Kundenteam
Zur Übergabe gehören drei Dinge: eine Schulung von etwa einer Stunde am echten Material, eine einseitige Kurzanleitung mit den Zeichenbudgets und den gesperrten Elementen, und eine klare Rollenverteilung, wer darf befüllen, wer darf den Master ändern.
Nach drei Monaten sehen wir uns an, was tatsächlich produziert wurde. Fast immer fehlen ein oder zwei Formate, die im Alltag gebraucht werden, und ein bis zwei Vorlagen werden nie benutzt. Beides wird dann korrigiert. Wie diese Betreuung bei uns organisiert ist, zeigen die Pakete, und wie die Beiträge danach ausgespielt werden, steht auf der Seite zum Social Media Marketing.
Wie viele Vorlagen sinnvoll sind und die häufigsten Fehler
- Mehr als zehn Vorlagen. Was darüber liegt, wird nicht mehr benutzt, weil das Suchen länger dauert als das Bauen.
- Text als Bild eingebaut. Dann kann niemand korrigieren, und die Vorlage ist beim ersten Tippfehler wertlos.
- Keine Überlaufregel. Der erste lange Titel sprengt das Layout, und ab da improvisiert jeder.
- Farben und Schriften nicht gesperrt. Nach zwei Wochen existieren vier Grüntöne, vermeidbar mit klaren Festlegungen zu Markenfarben und Schriften.
- Vorlagen ohne Handbuch. Die Regeln stecken dann nur in den Dateien und gehen beim nächsten Personalwechsel verloren, siehe Corporate Design Manual.
Für Anzeigen gelten zusätzlich eigene Anforderungen, weil dort Varianten gegeneinander getestet werden, dazu unser Beitrag zu Werbeanzeigen, die konvertieren. Und für alles, was größer als ein Plakat wird, gilt der Beitrag zum Gestalten im Großformat. Wenn du dein bestehendes Material sortieren willst, machen wir das im Erstgespräch zum Thema.
Häufige Fragen
Wie viele Vorlagen braucht ein kleines Unternehmen?
Sechs bis zehn reichen in fast allen Fällen. Typisch sind zwei Beitragsformate, ein Story-Format, eine Karussellseite, eine Zitatfläche, eine Präsentationsseite und ein Druckformat. Mehr Vorlagen erzeugen Suchaufwand statt Tempo.
Canva oder Figma für Vorlagen?
Das hängt davon ab, wer befüllt. Soll das Kundenteam selbst arbeiten, ist Canva mit Marken-Kit und gesperrten Elementen die richtige Wahl. Bleibt die Produktion in einem Designteam, sind Figma-Komponenten stabiler, weil Änderungen an der Komponente überall durchschlagen.
Was gehört in eine Vorlage und was ins Handbuch?
In die Vorlage gehört alles, was sich sperren oder als Platzhalter anlegen lässt. Ins Handbuch gehört die Begründung: warum der Rand so breit ist, welche Farbe wofür gilt, welche Bilder in Frage kommen. Die Vorlage führt aus, das Handbuch erklärt.
Wie oft sollte man ein Vorlagensystem überarbeiten?
Einmal im Jahr gründlich, dazu eine kurze Kontrolle nach den ersten drei Monaten. Dabei fällt meist auf, dass ein oder zwei Formate fehlen und andere nie benutzt werden. Zwischendurch ändert man nur, was im Alltag nachweislich stört.
Fazit
Fang mit den drei Formaten an, die du wirklich jede Woche brauchst, und bau sie vollständig durch, mit Raster, gesperrten Zonen, Zeichenbudget und Überlaufregel. Erst wenn diese drei ein Vierteljahr im Alltag getragen haben, kommen weitere dazu. Ein kleines System, das benutzt wird, schlägt jede Sammlung, die nach zwei Wochen niemand mehr öffnet.
Über den Autor: Levin Görsoy ist Gründer und CEO von dato.marketing, einer Full-Service-Marketing-Agentur aus Berlin. Mit seinem Team hat er über 46 Projekte produziert und mehr als 1 Million organische Views für Kundenkanäle aufgebaut. Mehr über seinen Werdegang findest du im Lebenslauf von Levin Görsoy.
Du willst das Thema lieber abgeben? Sieh dir unsere Pakete an oder sichere dir ein kostenloses Erstgespräch: Antwort innerhalb von 24 Stunden, ohne Standardpakete.
